Modificar el tipo de mailbox en Exchange

A lo largo de los años y en diferentes empresas vengo observando que normalmente los usuarios utilizan algún tipo de cuenta genérica a la que acceden uno o varios miembros del mismo departamento. Normalmente es una cuenta de usuario, con su password, y es compartida por las personas que quieren acceder a la misma. La otra opción es un grupo de distribución que distribuye, valga la redundancia, los mails, a los miembros del grupo.

Lo que no he visto habitualmente es un mailbox compartido, o shared mailbox.
Un shared mailbox tiene varias características interesantes frente a las anteriores opciones:

1. El usuario asociado a la cuenta se deshabilita automáticamente. No se accede con el user/pass del usuario de cuenta a la cuenta de correo.
2. Los permisos a esta cuenta pueden ser de acceso y/o envío, de manera que el usuario no tiene que recordar más passwords. Simplemente puede agregar esa cuenta de correo compartida a su mailbox en Outlook.
3. No hay límite de usuarios accediendo a una cuenta compartida, mientras que en una cuenta común en la que se comparte el user/pass, hay un límite que viene definido no por el número de personas conectadas, sino por el numero de operaciones que se realizan sobre la cuenta. Es decir, pueden conectarse 20 personas, por ejemplo sin tocar nada, pero uno o dos moviéndose por carpetas y enviando mails, o 5 personas trabajando sobre la cuenta simultáneamente. Esto no es un problema en un shared mailbox.

Vamos a tomar como ejemplo, una cuenta llamada "correoprueba", el dominio es lo de menos  ;)

Si hacemos una busqueda en exchange, aparece como "user mailbox"

A continuación, ejecutamos el comando que nos permite cambiar el buzon de usuario a cuenta compartida, shared mailbox: Set-Mailbox correoprueba -Type shared
Lo lanzamos desde la consola de comandos de Exchange.

Tras esto, veremos que Exchange detecta la cuenta de otra manera:

Bien, ahora toca dar accesos a este buzón. Para ello, en la misma búsqueda de la cuenta en Exchange, pulsamos botón derecho, y veremos las siguientes opciones:

Para dar permisos de envío deberemos hacer click sobre "Manage Send As Permission" y agregar a los usuarios aquí. Por el contrario, si solo queremos que puedan acceder a la cuenta pero no enviar, deberemos dar "Full Access Permission"

Una vez asignados los permisos, agregar la cuenta al usuario para que pueda trabajar con ella en su Outlook es muy fácil. En Outlook vamos a Archivo-> Configuración de la cuenta, y ahí, en la primera pestaña, en correo electrónico, agregamos la cuenta pulsando en "nuevo.

Aparecerá el nuevo buzón debajo de vuestro Inbox habitual.
Despues de agregar el shared mailbox, hay que tener cuidado con el campo "de", ya que si tienes permisos de "send as", puedes enviar desde tu cuenta habitual, y desde la cuenta compartida.

A modo de "bonus", no sólo puedes cambiar de cuenta "regular" de usuario a "shared", sino que dispones de estos tipos de mailbox: Regular, Room, Equipment, y Shared, que es la que hemos visto. de manera que revertir el cambio seria tan fácil como hacer "Set-Mailbox -Identity "usuario" -Type Regular.

Y otro truco mas: esto tambien aplica en o365. Seria, por ejemplo, Set-Mailbox -Identity mailbox@contoso.onmicrosoft.com -Type Shared